DB6101/T 3237-2025 物业服务档案管理规范

以下是《物业服务档案管理规范》（DB 6101/T 3237-2025）的详细内容总结：

​​1. 范围​​

• 规定物业服务档案管理的原则、管理要求和监督检查要求。
• 适用于所有物业服务档案的管理活动。

​​2. 规范性引用文件​​

• 引用关键标准：
  • GB/T 18894（电子文件归档与电子档案管理）
  • DA/T 22（归档文件整理规则）
  • DA/T 42（企业档案工作规范）
  • DA/T 69（纸质归档文件装订规范）。

​​3. 术语和定义​​

• ​​物业服务档案​​：物业服务活动中形成的具有查考价值的文字、图像、声音等历史记录。
• ​​档案管理​​：涵盖档案形成、接收、整理、保存及开发利用等全流程活动。

​​4. 总则​​

​​4.1 分类​​

• ​​按内容​​：文书档案、人事档案、会计档案、项目档案、合同档案等。
• ​​按载体​​：纸质档案、声像档案、实物档案（详见附录A）。
• 要求统一档案编码（附录B），层级分类管理。

​​4.2 管理制度​​

• 必须建立涵盖收集、整理、保管、鉴定、销毁、借阅、保密、应急处置等内容的制度。

​​4.3 基本要求​​

• ​​设施配备​​：专用档案室，配备档案柜、温湿度监控、安防设备等。
• ​​防护措施​​：防火、防盗、防潮、防虫等“十防”要求。
• ​​人员管理​​：专人负责，定期培训，岗位变动时履行交接手续（含移交清册签字）。

​​5. 管理要求​​

​​5.1 档案形成​​

• 确保原始记录真实、完整、准确，按业务流程分类收集（附录A）。

​​5.2 档案归档​​

• 定期移交，制作移交清册并签字确认；重要设备档案需现场核对。

​​5.3 档案整理​​

• ​​组件/卷​​：
  • 文书/合同档案按件整理；
  • 项目档案以项目组卷；
  • 业主档案以户组卷。
• ​​编号规则​​：采用“企业代码-门类-年度-保管期限-件号”结构（附录B）。
• ​​编目​​：编制卷内目录、门类目录及总目录（附录C）。
• ​​装订​​：符合DA/T 69标准。

​​5.4 档案保管​​

• ​​期限分级​​：
  • 永久（如企业资质、竣工图）；
  • 30年（如人事档案、维保记录）；
  • 10年（如会计凭证、巡检记录）；
  • 5年或更短（如监控录像、值班记录）。
• ​​库房管理​​：
  • 环境控制（温湿度符合DA/T 42）；
  • 电子档案双轨制（纸质+电子），符合GB/T 18894；
  • 重要档案异地备份，涉密档案专人管控。

​​5.5 档案利用​​

• 建立借阅登记制度，区分密级权限；
• 档案检索支持纸质目录和电子媒体（如监控录像）。

​​5.6 档案交接​​

• ​​场景​​：物业更迭、建设单位移交、外包服务交接。
• ​​要求​​：编制移交清册，三方签字确认，物业服务组织监督。

​​5.7 档案鉴定与销毁​​

• 期满档案需鉴定小组评估，无价值档案登记造册后销毁；
• 销毁需审批，清册永久保存。

​​6. 监督检查​​

​​6.1 检查方法​​

• 自查、互查、第三方检查，采用资料查阅、抽样调查等方法。

​​6.2 检查内容​​

• ​​符合性​​：制度完整性、分类准确性、库房合规性、人员培训等；
• ​​规范性​​：归档流程、保管措施、借阅记录、销毁流程等。

​​6.3 改进机制​​

• 符合项作为考核依据；
• 不符合项跟踪整改并复核；
• 检查报告签字存档。

​​附录（资料性）​​

• ​​附录A​​：档案分类目录及保管期限表（共15类一级类目，细化至具体文件内容）。
• ​​附录B​​：档案编码规则（如XX02WS032024D100001）。
• ​​附录C​​：归档文件目录样式（含项目目录、业主档案目录）。

​​核心特点​​

1. ​​全流程覆盖​​：从形成到销毁各环节均有明确要求。
2. ​​分类精细化​​：按内容、载体、期限多维度管理。
3. ​​强安全保障​​：库房“十防”、电子档案双轨制、应急机制。
4. ​​可操作性​​：配套编码规则、目录模板、检查清单。
5. ​​合规性​​：严格引用国家标准，衔接《会计档案管理办法》等法规。

​​附：关键期限示例​​

• ​​永久保存​​：企业资质、竣工图、业主权属证明。
• ​​30年​​：人事档案、消防验收文件。
• ​​10年​​：会计凭证、设备运行记录。
• ​​5年/30天​​：监控录像（按法规动态调整）。

此标准为西安市物业服务档案管理提供系统性框架，确保档案的规范性和可追溯性。