DB4403/T 580-2025 机关事务智慧运营规范 会议服务

深圳市机关事务智慧运营规范会议服务标准总结

​1. 范围与适用性​

• 适用于深圳市机关事务会议服务的智慧化管理，其他类似服务可参照执行。
• 引用标准：GB/T 18883（室内空气质量）、DB4403/T 65（政府办公物业服务质量）。

​2. 核心术语​

• ​机关事务​：涵盖经费、资产、节能管理等保障机关运行的业务。
• ​智慧运营​：通过信息技术（物联网、云计算等）实现高效、用户体验优化的管理模式。
• ​智慧会议系统​：集成会议室预订、设备管理、数据统计等功能的数字化平台。

​3. 总体目标​

• 提升资源利用率（会议室、人力）。
• 规范服务流程（人员管理、设备运维）。
• 实现节能降耗（智能调控空调、缩短空置时间）。
• 保障安全保密（涉密会议管理）。
• 提升服务质量（便捷性、舒适性）。

​4. 整体框架​

• ​智慧会议系统​：作为核心载体，支持会议室管理、线上预订、设备监控、数据分析等功能。
• ​基础保障​：涵盖制度、设施、人员、环境等规范。
• ​服务管理​：全流程覆盖会前、会中、会后环节。
• ​数据与评价​：统计运营数据，持续改进服务。

​5. 基础保障细则​

​5.1 制度与分类​

• ​制度要求​：建立智慧运营、订会规则、培训、保密等制度。
• ​会议室分类​：
  • ​普通会议室​：工作日白天开放。
  • ​全天候会议室​：24小时开放，21:00后为自助会议。
• ​会议分类​：
  • ​自助会议​：无需人工服务（如茶水、设备调试）。
  • ​常规会议​：需人工服务（含视频会议）。

​5.2 智慧会议系统功能​

• ​核心功能​：
  • 会议室预订（支持候补、7天内资源开放）。
  • 智慧签到（人员、会服人员签到）。
  • 设备监控（环境参数、故障预警）。
  • 数据统计（会议室利用率、服务评价）。
  • 智能排班（按参会人数匹配会服人员，见附录B）。
• ​规则​：
  • 单次会议≤3小时，常规会议需提前30分钟预订。
  • 无人到场触发扣分规则（15分钟监测）。

​5.3 设施设备管理​

• ​智能设备​：
  • 门口显示屏（会议信息、签到）。
  • 控制触摸屏（环境调控）。
  • 感应器（人员监测、空气质量监测）。
• ​监测要求​：
  • 环境参数：温度（夏季≥26℃/冬季≤20℃）、湿度、CO₂、PM2.5等。
  • 设备巡检：每周检查供电、功能、线路等。
• ​故障处理​：支持线上申报，工程师需快速响应。

​5.4 人员管理​

• ​会服人员​：
  • 岗前培训（仪容、保密、安全）。
  • 每周服务培训（茶水、礼仪）。
  • 按参会人数配置（5-30人配1人，30人以上递增）。
  • 仪容规范（统一工装、工牌佩戴位置）。
• ​工程师​：
  • 负责设备维护与系统运维。
  • 分区保障，及时处理故障。

​5.5 安全与保密​

• ​安保与应急​：
  • 制定火灾、停电等应急预案，定期演练。
• ​保密要求​：
  • 涉密会议需签订保密协议，禁用手机等设备。
  • 会服人员需政治审查，禁止记录会议内容。

​6. 会议服务全流程管理​

​6.1 会前准备​

• ​智慧签到​：会服人员及参会人员通过显示屏签到。
• ​环境调节​：根据监测数据优化温湿度。
• ​设备调试​：工程师协助视频会议接入。
• ​茶水服务​：会前15分钟完成（附录C规范水温、续茶频率）。

​6.2 会中服务​

• ​续茶规范​：
  • 每30分钟一次，从高位领导开始。
  • 动作轻缓，避免噪音。
• ​设备监控​：实时预警异常情况（如设备掉线、高温）。

​6.3 会后整理​

• ​资源释放​：及时关闭会议，清洁会议室（常规会议30分钟内完成，自助会议15分钟）。
• ​物品检查​：提醒参会人员带走资料，处理遗留物品。

​7. 数据与改进​

• ​数据统计​：
  • 会议室使用率、设备状态、服务评价等。
  • 分析支持资源调配与流程优化。
• ​评价机制​：
  • 线上评价（订会、会服、会议室）。
  • 节能成效评估（空调使用、线上化减少耗能）。
• ​持续改进​：
  • 根据数据和评价优化规则（如调整订会时段、设备维护周期）。
  • 会服人员绩效与评价挂钩。

​附录关键内容​

• ​附录A​：会议室与会议分类表。
• ​附录B​：参会人数与会服人员配比（如50人配3人）。
• ​附录C​：茶水服务细则（水温控制、续茶动作规范）。

​总结​

该标准通过智慧化手段（系统、设备、数据）实现会议服务全流程规范化，强调效率、安全与可持续性，为机关事务提供标准化操作指南，确保服务质量与资源利用的最优化。